Thực hiện Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 367/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025 và Nghị định số 309/2026/NĐ-CP ngày 05/8/2026 của Chính phủ; Văn bản hợp nhất số 6050/2026/VBHN-NĐ-BTP ngày 06/8/2026 của Bộ Tư pháp; Văn bản hợp nhất số 6050/2026/VBHN-NĐ-BTP ngày 06 tháng 8 năm 2026 của Bộ Tư pháp và các quy định pháp luật chuyên ngành về thực hiện thủ tục hành chính;

Để việc tiếp nhận, giải quyết và trả kết quả thủ tục hành chính trên địa bàn xã được thực hiện thống nhất, đúng thẩm quyền, đúng quy trình, đúng thời hạn; đồng thời xác định rõ trách nhiệm, thời gian xử lý của Trung tâm Phục vụ hành chính công, các phòng chuyên môn và công chức được giao nhiệm vụ, Chủ tịch UBND xã chỉ đạo thực hiện như sau:

1. Đối với Trung tâm Phục vụ hành chính công xã

1.1. Về tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

- Công chức tiếp nhận có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức, cá nhân thực hiện thủ tục hành chính; kiểm tra thành phần, tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ theo đúng quy định của từng thủ tục hành chính.

- Việc hướng dẫn, kiểm tra hồ sơ phải thực hiện ngay tại thời điểm tiếp nhận; trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ thì phải hướng dẫn cụ thể, đầy đủ để tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ theo quy định.

- Không được tự ý yêu cầu thêm thành phần hồ sơ, giấy tờ, điều kiện ngoài quy định.

- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa đúng quy định thì phải hướng dẫn một lần, đầy đủ, chính xác để tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ theo quy định.

1.2. Về số hóa và chuyển hồ sơ

- Hồ sơ đủ điều kiện tiếp nhận phải được cập nhật, số hóa và chuyển đến phòng chuyên môn có thẩm quyền xử lý trong ngày làm việc.

- Đối với hồ sơ tiếp nhận sau 15 giờ thì thực hiện chuyển vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo theo quy định.

1.3. Về theo dõi, đôn đốc

- Trung tâm Phục vụ hành chính công có trách nhiệm theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính; thường xuyên rà soát hồ sơ sắp đến hạn, có nguy cơ quá hạn và hồ sơ quá hạn. Đồng thời đôn đốc bằng văn bản đối với phòng chuyên môn cụ thể:

Đối với hồ sơ còn: 30% thời gian: theo dõi tiến độ; 20% thời gian: chủ động đôn đốc phòng chuyên môn; 10% thời gian: phải cảnh báo trực tiếp Trưởng phòng chuyên môn; 01 ngày trước hạn: nếu chưa có kết quả thì phải báo cáo lãnh đạo UBND xã để chỉ đạo xử lý.

2. Đối với Trưởng các phòng chuyên môn thuộc UBND xã

- Sau khi nhận hồ sơ do Trung tâm Phục vụ hành chính công chuyển đến, Trưởng phòng chuyên môn có trách nhiệm:

+ Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ trên hệ thống;

+ Phân công công chức xử lý trong ngày làm việc;

+ Xác định rõ công chức chịu trách nhiệm chính đối với từng hồ sơ;

+ Kiểm soát tiến độ giải quyết hồ sơ thuộc lĩnh vực được giao;

+ Chỉ đạo xử lý kịp thời các hồ sơ có nguy cơ quá hạn;

+ Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND xã nếu để hồ sơ chậm phân công, chậm xử lý, quá hạn hoặc yêu cầu bổ sung hồ sơ không đúng quy định. Không để xảy ra tình trạng hồ sơ đã được chuyển đến phòng chuyên môn nhưng không được phân công, không cập nhật hoặc không có hoạt động xử lý trên hệ thống.

3. Đối với công chức được giao xử lý hồ sơ

- Sau khi được Trưởng phòng phân công, công chức phải:

+ Tiếp nhận, nghiên cứu hồ sơ trong ngày được phân công;

+ Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ và điều kiện giải quyết của hồ sơ;

+ Thực hiện thẩm định, xác minh, kiểm tra thực địa, lấy ý kiến hoặc các nội dung chuyên môn khác theo quy định;

+ Cập nhật đầy đủ quá trình xử lý trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính;

+ Chủ động báo cáo Trưởng phòng khi phát sinh khó khăn, vướng mắc hoặc có nguy cơ không bảo đảm thời hạn.

4. Đối với trường hợp hồ sơ cần bổ sung, hoàn thiện

- Trường hợp sau khi phòng chuyên môn kiểm tra mà xác định hồ sơ chưa đầy đủ, chưa hợp lệ hoặc chưa bảo đảm điều kiện giải quyết, công chức được giao xử lý phải kịp thời tham mưu Trưởng phòng thực hiện thông báo yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo quy định.

- Thời gian tham mưu thông báo yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ: không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày phòng chuyên môn nhận được hồ sơ, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành hoặc quy trình TTHC được cấp có thẩm quyền phê duyệt có quy định thời gian khác.

- Nội dung thông báo phải:

+ Nêu rõ thành phần, nội dung hồ sơ còn thiếu hoặc chưa phù hợp;

+ Nêu rõ căn cứ pháp lý của việc yêu cầu bổ sung;

+ Hướng dẫn đầy đủ để tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ;

+ Không yêu cầu bổ sung những giấy tờ, tài liệu không thuộc thành phần hồ sơ theo quy định;

+ Hạn chế tối đa việc yêu cầu tổ chức, cá nhân bổ sung nhiều lần do lỗi hướng dẫn của cơ quan nhà nước.

- Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ phải được cập nhật đầy đủ trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thông qua Trung tâm Phục vụ hành chính công theo quy định. Không được tự ý trả hồ sơ hoặc yêu cầu người dân trực tiếp đến phòng chuyên môn để bổ sung hồ sơ mà không thực hiện đúng quy trình. Thời gian xử lý nội bộ 03 ngày làm việc nêu trên là thời gian kiểm soát nội bộ của UBND xã, không làm thay đổi thời hạn giải quyết thủ tục hành chính được pháp luật quy định.

5. Quy định thời gian xử lý hồ sơ tại phòng chuyên môn

Để bảo đảm hồ sơ được giải quyết đúng và trước hạn, các phòng chuyên môn thực hiện:

a) Đối với hồ sơ có thời hạn giải quyết từ 10 ngày làm việc trở lên:

- Kiểm tra, phân loại hồ sơ: trong 01 ngày làm việc kể từ khi nhận; Trường hợp cần bổ sung: tham mưu thông báo không quá 03 ngày làm việc;

- Hoàn thành thẩm định, xác minh và dự thảo kết quả: chậm nhất 02 ngày làm việc trước thời hạn trả kết quả; Kiểm tra, trình ký/ký theo thẩm quyền: trong 01 ngày làm việc; Chuyển kết quả về Trung tâm Phục vụ hành chính công: ngay trong ngày hoàn thành.

b) Đối với hồ sơ có thời hạn giải quyết dưới 10 ngày làm việc:

- Phòng chuyên môn phải chủ động phân bổ thời gian xử lý, bảo đảm hoàn thành kết quả và chuyển về Trung tâm Phục vụ hành chính công trước thời hạn trả kết quả ít nhất 01 ngày làm việc, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành hoặc quy trình TTHC quy định khác.

- Trường hợp pháp luật chuyên ngành quy định thời gian thẩm định, xác minh, lấy ý kiến hoặc trình ký khác với thời gian nêu trên thì thực hiện theo quy định chuyên ngành.

- Thời gian xử lý nội bộ không được sử dụng để kéo dài thời hạn giải quyết TTHC đối với tổ chức, cá nhân.

6. Đối với hồ sơ cần xác minh, kiểm tra thực địa hoặc lấy ý kiến phối hợp.

- Đối với hồ sơ cần kiểm tra thực địa, xác minh nguồn gốc, hiện trạng, điều kiện thực hiện thủ tục hoặc lấy ý kiến phòng, ban, cơ quan, đơn vị có liên quan:

+ Công chức được giao xử lý phải tham mưu thực hiện ngay sau khi xác định cần thiết;

+ Không để hồ sơ chờ không có lý do chính đáng;

+ Việc kiểm tra, xác minh phải được lập thành biên bản, phiếu xác minh hoặc tài liệu chuyên môn theo quy định;

+ Kết quả xác minh phải được cập nhật vào hồ sơ và trên hệ thống;

+ Trường hợp phải phối hợp với phòng chuyên môn khác, phải xác định rõ nội dung, người thực hiện và thời hạn hoàn thành. Phòng phối hợp phải chuyển kết quả cho phòng chủ trì ngay sau khi hoàn thành, không được giữ hồ sơ đến hết thời hạn chung.

7. Đối với hồ sơ lĩnh vực đất đai, xây dựng và hồ sơ phải kiểm tra thực địa.

- Đối với các hồ sơ đất đai, xây dựng hoặc lĩnh vực khác có yêu cầu kiểm tra thực tế:

+ Công chức được giao xử lý phải chủ động tham mưu thực hiện kiểm tra, xác minh theo quy định chuyên ngành; không để xảy ra tình trạng hồ sơ đã tiếp nhận nhưng không triển khai kiểm tra trong thời gian phù hợp.

Kết quả kiểm tra phải được lập thành hồ sơ, tài liệu theo quy định và là căn cứ để tham mưu giải quyết TTHC.

+ Trường hợp có khó khăn về địa bàn, thời tiết, hồ sơ nguồn, thông tin chưa đầy đủ hoặc nguyên nhân khách quan khác ảnh hưởng đến tiến độ thì phải báo cáo Trưởng phòng ngay khi phát sinh, không chờ đến khi hết hạn mới báo cáo.

8. Đối với hồ sơ có nguy cơ quá hạn.

- Khi phát hiện hồ sơ có nguy cơ quá hạn, công chức xử lý phải báo cáo ngay Trưởng phòng chuyên môn.

- Trưởng phòng có trách nhiệm kiểm tra nguyên nhân, trực tiếp chỉ đạo xử lý và báo cáo lãnh đạo UBND xã đối với trường hợp không thể bảo đảm thời hạn.

- Đối với hồ sơ dự kiến quá hạn, phải thực hiện việc thông báo, xin lỗi tổ chức, cá nhân và hẹn lại thời gian trả kết quả theo đúng quy định. Không để đến ngày hết hạn mới báo cáo hồ sơ không thể hoàn thành.

- Trường hợp quá hạn do nguyên nhân chủ quan phải xác định rõ trách nhiệm của công chức xử lý, người kiểm soát hồ sơ và người đứng đầu phòng chuyên môn.

9. Về chuyển và trả kết quả

- Sau khi hoàn thành và được ký theo thẩm quyền, phòng chuyên môn phải chuyển kết quả về Trung tâm Phục vụ hành chính công ngay trong ngày hoàn thành.

- Trung tâm Phục vụ hành chính công tiếp nhận kết quả, cập nhật trên hệ thống và thực hiện trả kết quả cho tổ chức, cá nhân theo quy định. Không để xảy ra tình trạng kết quả đã hoàn thành nhưng chậm chuyển về Trung tâm Phục vụ hành chính công.

10. Về chế độ báo cáo, theo dõi tiến độ

- Trung tâm Phục vụ hành chính công có trách nhiệm tổng hợp báo cáo hằng tháng về tình hình tiếp nhận và giải quyết TTHC, gửi Chủ tịch UBND xã và các phòng chuyên môn để theo dõi, chấn chỉnh. Nội dung báo cáo phải phân loại theo từng phòng, từng lĩnh vực và thể hiện:

+ Tổng số hồ sơ tiếp nhận trong kỳ;

+ Số hồ sơ chuyển cho từng phòng chuyên môn;

+ Số hồ sơ đã giải quyết;

+ Số hồ sơ giải quyết trước hạn;

+ Số hồ sơ giải quyết đúng hạn;

+ Số hồ sơ quá hạn;

+ Số hồ sơ đang giải quyết;

+ Số hồ sơ yêu cầu bổ sung;

+ Số hồ sơ phải xin lỗi do quá hạn;

+ Nguyên nhân hồ sơ quá hạn;

+ Phòng, bộ phận và cá nhân liên quan;

+ Biện pháp khắc phục đối với hồ sơ chậm, quá hạn.

- Trưởng phòng chuyên môn có trách nhiệm kiểm tra số liệu hồ sơ thuộc phòng trước khi báo cáo, bảo đảm số liệu báo cáo thống nhất với Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và chịu trách nhiệm về tính chính xác của số liệu, nội dung báo cáo.

11. Về trách nhiệm của người đứng đầu và công chức

- Trưởng phòng chuyên môn chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND xã về toàn bộ quá trình giải quyết TTHC thuộc lĩnh vực được phân công.

- Công chức được giao xử lý chịu trách nhiệm cá nhân về tiến độ, chất lượng, tính chính xác của nội dung tham mưu và việc cập nhật hồ sơ trên hệ thống.

- Kết quả giải quyết hồ sơ trước hạn, đúng hạn, quá hạn; số lần yêu cầu bổ sung hồ sơ; chất lượng hướng dẫn tổ chức, cá nhân và việc chấp hành quy trình là căn cứ để đánh giá trách nhiệm, mức độ hoàn thành nhiệm vụ của tập thể, người đứng đầu và công chức có liên quan.

Yêu cầu Trung tâm Phục vụ hành chính công xã, Trưởng các phòng chuyên môn và công chức được giao tiếp nhận, giải quyết TTHC nghiêm túc thực hiện các nội dung nêu trên. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc thủ tục hành chính có quy định chuyên ngành khác với nội dung hướng dẫn tại Công văn này thì thực hiện theo quy định pháp luật chuyên ngành và kịp thời báo cáo Chủ tịch UBND xã (qua Trung tâm Phục vụ hành chính công) để xem xét, chỉ đạo.

 

Tác giả: Lê Trung Nghĩa - Phó Giám đốc Trung tâm Phục vụ Hành chính công xã Tà Đùng